Digitalisierung der HACCP Dokumentation

Digitalisierung der HACCP- und Bio-Dokumentation – was bringt das?

Es wird in neueste Küchentechnologie investiert, in ein neues Warenwirtschaftssystem oder neue Kaffeemaschinen. Schaue ich mich dann allerdings im Betrieb um, sehe ich an den Kühlhaustüren Plastikhüllen mit Temperaturlisten, welche händisch ausgefüllt werden. Ich sehe Reinigungslisten an der Wand hängen. Ich sehe Küchenbüros, die aus allen Nähten platzen.

Ich kenne KüchenleiterInnen, welche nicht hinterher kommen mit dem Abheften dieser ganzen Listen. Meist werden diese Listen oft schlampig ausgefüllt, oder für ein paar Tage im Voraus…oder gar nicht, wenn die Küchenleitung z.B. krank ist. Dazu kommen noch Lieferscheine, die ebenfalls abgeheftet werden müssen. Ich denke die meisten hier wissen, wovon ich rede!

Es gibt Betriebe, die schon lange Bioprodukte einsetzen, diese aber nicht ausloben. Weil sie ja dann „noch mehr“ dokumentieren müssen.

Ja, das kann ich verstehen. HACCP Dokumentierungs-Burnout nenne ich das.

Was ich nicht verstehe ist, warum heute in vielen Küchen zwar moderne Kochtechniken und neue Rezepte ausprobiert werden, aber ansonsten immer noch gearbeitet wird wie Anfang der 90er Jahre. Warum man sich also freiwillig immer noch in den Dokumentierungs-Burnout begibt.

Es werden Kombidämpfer angeschafft, welche mit Zeitprogrammen arbeiten und somit viel Zeit bei der Küchenarbeit sparen. Das kann der Kombidämpfer, weil er ausgestattet worden ist mit digitaler Technik. Auch deswegen kostet er so viel Geld.

Weiter scheint mir der Mut, neue Wege auszuprobieren, nicht zu reichen. Obwohl Digitalisierung in der Küche im Vergleich zum Kombidämpfer nur einen Bruchteil kostet.

Daher erkläre ich jetzt hier einmal die Basics von moderner, digitaler HACCP Dokumentation.

In der Lebensmittelindustrie ist die Digitalisierung schon vor längerer Zeit eingezogen. Nun ist es an der Zeit, dass grade auch kleinere Betriebe mit wenig MitarbeiterInnen sich mit dem Thema beschäftigen.

Ziel und Ergebnis

Ziel ist es Zeit, Papier und Nerven zu sparen. Ergebnis ist einfacheres, schnelleres und sicheres Arbeiten.

Was benötigt man dafür?

Es wird W-Lan benötigt sowie ein bzw. mehrere Endgeräte. Selbstverständlich auch eine Software / eine App.

Es ist nicht nötig, in der ganzen Küche W-Lan zu haben bzw. in allen Bereichen, in denen man Eintragungen vornehmen möchte.

Die meisten Apps funktionieren eine Zeit lang auch ohne direktes W-Lan.

Automatisierungen einführen

In größeren Betrieben, mit mehreren Kühlhäusern, empfiehlt sich eine automatische Aufzeichnung der Temperaturen. Dies ist machbar mit den unterschiedlichsten Geräten und Methoden. Sollte aber im Individualfall begutachtet werden. Zum Beispiel ist die Wahl der Methode oder Messgeräte dann tatsächlich auch davon abhängig, ob dort W-Lan zur Verfügung steht oder nicht.

Meine Empfehlung lautet grundsätzlich, in der Testphase mit einer Basisversion zu beginnen ohne eine automatische Einspeisung der Temperaturen. Man kann dann nach erfolgreich absolvierter Testphase immer noch aufstocken.

Was ist mit „Endgeräten“ gemeint?

Da wir ja ohne Stift und Papier auskommen wollen, braucht es smarte Technik, welche man leicht tragen kann. Man benötigt nicht unbedingt einen Computer vor Ort, sondern etwas kleines, praktisches: Theoretisch kann man als Endgerät vor Ort, also für die Dokumentation in der Küche, jedes Smartphone oder Tablett benutzen. In einer Testphase für die ersten Tage ist das so auch völlig in Ordnung. Jedoch muss man sich immer vor Augen halten, dass ein gewöhnliches Handy empfindlich ist. Es gibt robustere Varianten, welche sich für einen Dauereinsatz empfehlen, z.B. von Samsung das Active Tab. Das Samsung Active Tab wird von mir seit Jahren benutzt, es kann nass werden, feucht abgewischt werden, fällt hin ohne (zumindest bei mir) zu zerbrechen denn es hat eine sehr robuste Hülle. Es hat einen Stift, so das man die nötigen Unterschriften leisten kann, ohne sich den Fingernagel abzubrechen. Die kosten liegen für die ältere, aber ausreichende Version bei ca. 300,00 €

Wer bietet alles diese Apps an?

Zunächst einmal alle großen Küchengerätehersteller und Messmittelanbieter. Also unter anderem Testo, Rieber, Rational. Häufig sind diese Apps gebunden an die Nutzung der Geräte dieser Hersteller.

Die Apps der großen Hersteller erscheinen mir im Vergleich monatlichen Kosten und in der Einrichtungskosten teuer.

Aus diesen und noch weiteren Gründen habe ich vor ca. zwei Jahren begonnen, mich auf den Vertrieb der „Flowtify“ App zu spezialisieren.

Inzwischen gibt es zur digitalen QM Dokumentation – also auch außerhalb von HACCP – einige Anbieter. Allerding habe ich, ehrlich gesagt, vor ca. 1,5 Jahren beschlossen mich nur noch meiner App zu widmen. Die Flowtify App bietet so viele Vorteile, dass ich sie auch selbst vertreibe. Daher beschreibe ich im Folgenden die Vorzüge meiner App!

Was ist alles möglich und was sind die Vorteile?

  • Zunächst einmal: Die Zeit der hässlichen, dreckigen, speckigen (usw.) handschriftlich geführten Excellisten, welche an diversen Wänden in abgegriffenen und eingerissenen Plastikhüllen hängen ist vorbei. Endlich!
  • Vorbei ist auch die Zeit der endlosen Abhefterei dieser Listen in Ordner, die dann Jahre im Küchenbüro gesammelt werden.
  • Vorbei ist die Zeit, wo jemand der die Kaffeemaschine reinigt mittendrin aufhört, weil er vergessen hat wie die Maschine auseinandergebaut wird. Denn Anleitungen und Dosierangaben können hinterlegt werden. Sprich:
  • Bei Reinigungsaufgaben können z.B. direkt auch die Dosierungsanweisungen vom Reinigungsmittel, die Sicherheitsdatenblätter und Gebrauchsanweisungen hinterlegt werden.
  • Automatisiert Abläufe (z.B. Temperaturverläufe) können automatisiert erfasst werden und in einer Cloud gespeichert werden
  • Wichtige Aufgaben können von den MA unabhängig von einer mündlichen Erinnerung erledigt werden
  • MitarbeiterInnen werden alle nötigen Aufgaben vorgegeben, inkl. Zeitvorgabe und der Möglichkeit, Abweichungen zu erfassen
  • Es können Maßnahmen hinterlegt werden wie bei Abweichungen vorzugehen ist.
  • Jede nötige Dokumentation wird rechtssicher erfasst.
  • Als ChefIn kann man von jedem beliebigen Ort (mit Internet) auf die Geschehnisse im Laden schauen, quasi vom Sofa aus beobachten, ob z.B. beim Bäcker schon bestellt wurde. Oder ob die Temperaturen im Kühlhaus passen.
  • Das alles wird in der Cloud gespeichert über einen langen Zeitraum. Es können zusätzlich über alle Erledigungen Berichte generiert und gespeichert werden.
  • Es gibt eine Ansicht der App auf dem Endgerät zur täglichen Erledigung
  • Es gibt eine Dashboard – Ansicht für den Administrator, sprich Chefin oder Chef in der Aufgaben und Checklisten erstellt werden und Berichte generiert werden.
  • Es gibt die Möglichkeit, über verschiedene Benutzerrollen unterschiedliche Benutzerrechte zuzuweisen, zum Beispiel den normalen MA nicht auf alle Berichte zugreifen zu lassen.
  • Man kann Aufgaben und Checklisten selbst erstellen oder
  • Support bei mir dazubuchen

Als ehemalige Küchenchefin ist dies der Punkt, der mir fast am besten gefällt! Denn mir ist es häufig schwergefallen, grade die Bestellungen an andere MA abzugeben.

In einer Präsentation für eine Veranstaltung vom Anbauverband „Bioland“ wo ich zum Thema „Digitalisierung in der Küche“ eingeladen war, habe ich diese ganzen Vorzüge am konkreten Beispiel der Wareneingangsdokumentation gezeigt.

Hier geht es zum Mitschnitt.

Wie praktisch Digitalisierung wirklich ist, lässt sich allerdings nur in der Praxis feststellen.

Ich möchte gerne Mut machen diesen Weg zu beschreiten!  Deshalb biete ich Euch folgendes an:

Verlängerung der normalen 14 Tage Probezeit auf 4 Wochen, inkl. einer Mustercheckliste „Wareneingang“.

Möchtet Ihr jetzt direkt testen? Möchtet Ihr den Weg raus aus dem „Dokumentierung-Burnout“?

Dann bitte hier einloggen und einen Account anlegen. Zunächst müsst Ihr die AGBs etc. von Flowtify akzeptieren. Danach mir eine Email schicken, indem Ihr mir noch einmal extra mitteilt das Ihr Euch in meinem Account registriert habt. Diese Email sollte in der Betreffzeile „Angebot Dezember Blog“ stehen haben. Dann melde ich mich bei Euch und wir besprechen, wie es weiter geht! Ihr dürft Euch auch gerne vorher melden, falls es noch weitere Fragen gibt.

Ich helfe auch gerne bei der Frage, was Ihr eigentlich dokumentieren müsst!

Gerne per Email an anfrage@sicher-isst-besser.de

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